Perencanaan Perpustakaan

Modul 2

KB 1

Perencanaan Perpustakaan

Perencanaa merupakan langkah awal sebelum seseorangmemulai setiap pekerjaan. Sering kali fungsi ini dilupakan baik oleh organisasi baik secara umum maupun organisasi perpustakaan, terutama oleh organisasi  ataupun perpustakaan kecil. Padahal perencanaan merupakan fungsi yangpaling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen.

A.      Perencanaan dan Siklus Perencanaan

Perencanaa dapat didefinisikan sebagai tahap menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Perencanaan merupakan suatu proses yang terus menerus dan merupakan suatu siklus yang sangat penting untuk dipahami. Semua perencanaa sering disebut dengan siklus perencanaan. Siklus perencanaan tersebut dapat digambarkan, seperti dalam siklus perencanaan tersebut, suatu perencanaan tersebut dapat di mulai dengan 1. menentukan kebutuhan  2. Menentukan tujuan 3. Menentukan sasaran 4. Menentukan metode/ cara mencapai sasaran 5. Pengujian cara yang dipilih 6. Simulasi 7. Pilih cara 8. Implementasi 9. Control dan monitoring. Dari control dan monitoring kita dapat mengadakan evaluasi sehingga akan dapat diketahui apakah tujuan dan sasaran tersebut sudah tercapai atau belum.

B.      Tujuan Perencanaan

Beberapa tujuan perencanaan, antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Menyediakan arahan dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

2.      Meningkatkan layanan perpustakaan melalui control pelaksanaan kegiatan, control penggunaan anggaran.

3.      Untuk memastikan pengembangan yang rasional dan efektif baik bagi sumber-sumber informasi yang menjadi koleksi perpustakaan maupun bagi pengembangan pelayanan kepada pengguna sesuai dengan rencana induk pengembangan kelembagaan.

4.      Memungkinkan mengantisipasi kebutuhan sumber-sumber informasi dengan cara membuat perencanaan berdasarkan keadaan saat ini dan proyeksi keadaan di masa dating.

5.      Memberikan pengalaman dan keahlian bagi pustakawan dalam membuat perencanaan.

C.      Faktor-faktor dalam Perencanaan

Dalam proses perencanaan ada empat factor penting yang perlu dipertimbangkan, antara lain berikut ini.

1.      Waktu

2.      Pengumpulan dan Analisis Data

3.      Tingkatan Perencanaan

4.      Kelenturan atau Fleksibilitas

D.     Tujuan, Sasaran dan Target

Setiap organisasi termasuk perpustakaan harus mempunyai tujuan, sasaran dan target. Apabila tidak maka perpustakaan tidak pantas disebut sebagai organisasi melainkan hanya sekedar gerombolan.

Tujuan/ purpose biasanya digunakan untuk menunjukan alas an-alasan mengapa sebuah organisasi dibentuk atau suatu kegiatan diadakan.

Sasaran/ objective biasanya dipakai untuk menunjukan titik akhir dari suatu manajemen, baik yang dinyatakan dalam istilah umum maupun istilah khusus.

Target/target/goal adalah suatu nilai kualitatif atau kuantitatif yang menjadi tujuan suatu program keja.

KB 2

Perencanaan Perpustakaan

A. Langkah-langkah perencanaan perpustakaan:

1.  Melihat kemasa depan yaitu kesempatan yang bias dicapai dengan melihat pada kekuatan dan kelemahan

2. Merumuskan sasaran untuk perpustakaan dan unit-unit dibawahnya

3. Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan pada saat rencana dilaksanakan

4. Menentukan arah tindakan-tindakan alternative dengan menginventarisasi tindakan-tindakan yang dapat diambil untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Mengevaluasi tindakan alternative dengan melihat untung rugi dengan melihat berbagai factor

6. Memilih salah satu alternatlif yang dapat diterima berdasarkan evaluasi.

7. Merumuskan penjabaran rencana-rencana dari rencana pokok

8. Menganggarkan, mengisi rencana tersebut dengan angka rupiah yang akan dicapai

B. Rencana Kebutuhan SDM
1. Manfaat rencana ketenagaan

a. Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia

b. Memadukan kegiatan personalia dengan tujuan organisasi

c. Melakukan pengadaan tenaga baru secara ekonomis

d. Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia

e. Mengorganisasikan program-program manajemen personalia

 Kebutuhan pengadaan sumber daya manusia dapat disebabkan oleh :

1. Lingkungan eksternal

2. Pengaruh organisassi

3. Pengaruh persediaan karyawan

2. Aktivitas perencanaan ketenagaan

1.Menetapkan kebutuhan tenaga kerja

2.Perhitungan berdasarkan rumus kebutuhan tenaga berdasarkan :

Ranganathan dengan rumus :

                  W+WH                 N                             X              Y

 T =        ----------------X------------    +(n+1)+  ------- X ----------

                       2WH            150+t                         2.000     50.000                  

T   = Jumlah SDM yang dibutuhkan

W = Jumlah jam kerja nyata tiap minggu

WH = jumlah jam keraja minimal tiapminggu 37 1/2  jam

N  =Jumlah pengguna Mahasiswa dan Dosen

T = peobahotomasi pada titik layanan dengan nilai konstan t1 = 10 , t2 = 20; t =30

n = jumlah titik layanan tiap unit

X = penambahan koleksi tiap tahun

Y = besarnya koleksi

KB 3

Perencanaan Gedung dan Tata Ruang Perpustakaan

Di dalam melakuikan kegiatannya perpustakaan perlu dilengkapi dengan sarana, antara lain sarana fisik yang berupa ruang atau gedung perpustakaan. Setiap pustakawan harus merencanakan pengembangan ruangan untuk menampung semua kegiatan termasuk peralatan dan perabot sebagai penunjangnya. Kebutuhan ruang perpustakaan tersebut, antara lain untuk:

1.      Ruang Administrasi

2.      Ruang untuk kegiatan perpustakaan.

A.      Kebutuhan Ruangan

Kebutuhan ruangan perpustakiaan dapat diperhitungkan berdasarkan jumlah kegiatan yang diselenggarakan. Semakin banyak jumlah kegiatan semakin besar kebutuhan terhadap ruangan.

1.      Perpustakaan Sekolah

Kebutuhan ruangan untuk perpustakaan sekolah dapat diperhitungkan berdasarkan jumlah siswa di sekolah tersebut.

2.      Perpustakaan Perguruan Tinggi

Khusus untuk pembangunan gedung perpustakaan perguruan tinggi beberapa hal perlu dipertimbangkan. Seperti,

a.       Jumlah pengguna yang harus dilayani yaitu, mahasiswa, staf pengajar, peneliti.

b.      Jenis dan variasi program yang diselenggarakan oleh suatu perguruan tinggi.

c.       Tingkatan atau jenjang program yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi.

d.      Sebaiknya gedung berada ditengah-tengah areal kampus.

e.       Penataan ruangan sebaliknya memungkinkan fleksibilitas penggunaannya.

3.      Perpustakaan Umum

Kebutuhan ruangan untuk perpustakaan umum banyak didasarkan pada besar kecilnya aktivitas dari perpustakaan yang bersangkutan.

B.      Tata Ruang

Efisiensi dan efektivitas layanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada penggunanya sangat ditentukan oleh penempatan unit-unit kerja yang ada di perpustakaan. Penataan ruang di perpustakaan dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti,

1.      Tata Sekat

Merupakan cara pengaturan ruangan dimana koleksi diletakan terpisah (dengan sekat) dengan ruang baca.

2.      Tata parak

Adalah penempatan atau pengaturan ruangan yang menempatkan koleksi secara terpisah dengan ruang baca, namun pembaca dapat mengakse atau mengambil koleksi sendiri di rak.

3.      Tata Baur

Tata baur adalah penataan ruang perpustakaan dimana penempatan koleksi bercampus dengan meja baca.

KB 4

Perabot dan Peralatan Perpustakaan

Perabot perpustakaan dalam pengertian ini adalah semua kelengkapan fisik berupa mebeler yang di gunakan di perpustakaan dalam rangka menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan, sedangkan peralatan perpustakaan adalah semua perangkat peralatan yang ada di perpustakaan untuk menunjang kelancaran tugas-tugas perpustakaan seperti, alat tulis, mesin tik, computer dll.

Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam menentukan perabot dan perlengkapan perpustakaan adalah sebagai berikut ;

1.      Jumlah dan jenis koleksi, bahan cetak atau bentuk lain yang ada dan akan dimiliki perpustakaan dalam 5 tahun yang akan dating.

2.      Jangkauan layanan yang akan diselenggarakan, termasuk jumlah tenaga yang akan menempati tiap ruangan dan pengembanganya 5-10 tahun mendatang.

3.      Pada keadaan tertentu ruangan pasti dipakai untuk perkantoran/ kegiatan administrasi dan pengembangannya.

A.      Perabot Perlengkapan

Jenis-jenis perabot perpustakaan yang perlu diadakan oleh perpustakaan sesuai dengan kegiatan layanan perpustakaan, antara lain berikut ini;

1.      Almari penitipan tas dan rak pameran

2.      Pintu control

3.      Tempat peminjaman/ meja sirkulasi

4.      Almari catalog

5.      Meja layanan rujukan

6.      Rak koleksi majalah dan surat kabar

7.      Rak koleksi buku

8.      Meja computer

9.      Meja dan kursi baca

10.  Meja/ kursi untuk kerja petugas

B.      Peralatan Pepustakaan

Peralatan perpustakaan yang perlu di sediakan untuk menunjang kegiatan perpustakaan adalah sebagai berikut;

1.      Mesin tik

2.      Computer

3.      Printer

4.      Alat baca bahan mikro

5.      Alat pemutar kaset audio atau video

6.      Alat pemutar VCD atau DVD

7.      Proyektor film/ slide

8.      Mesin fotokopi

9.      Pesawat telepon dan faximili

10.  Mesin potong kertas

11.  Mesin jahit

12.  Alat press

13.  Alat perekat

14.  Mesin pencetak

C.      Pembentukan Ruangan

Pembentukan ruangan dalam perpustakaan ditentukan oleh sifat kegiatan, system kegiatan, keamanan dan tata kerja perp[ustakaan. Begitu juga banyaknya perabot dan peralatan yang diperlukan oleh ruang tersebut. Berikut ini diberikan rincian perlengkapan untuk ruangan beberapa ruangan sesuai dengan fungsi ruang tersebut.

1.      Ruang Koleksi

Ruang koleksi berfungsi untuk menempatkan koleksi bahan pustaka, seperti buku, majalah, rekaman film dll.

2.      Ruang Baca

Ruang baca adalah ruang yang disediakan untuk pemakai perpustakaan melakukan kegiatan membaca.

3.      Ruang Pelayanan

Dipakai untuk melayani pengunjung dengan berbagai kegiatan seperti untuk menyelesaikan administrasi peminjaman buku, memberi keterangan, pendaftaran anggota, tempat penitipan barang bawaan pemakai, tempat lemari catalog, dan tempat papan pengumuman.

4.      Ruang Kerja Teknis dan Administrasi

Dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan pengadaan, pengelolahan dan hal-hal lain yang menyangkut administrasi bahan pustaka.

5.      Ruang Penjilidan dan Penggandaan

Digunakan untuk tempat perawatan dan penggandaan bahan pustaka.

6.      Gudang

Disamping perlengkapan dan peralatan yang dirinci menurut kegiatan kerja layanan perpustakaan, ada pula alat perlengkapan lain yang diperlukan secara umum, seperti pemadam kebakaran, perlengkapan untuk membersihkan gedung, dan memelihara halaman.